Durante la pandemia del COVID-19, la compañía ofrece a la población su plataforma para trabajar de manera remota. Incluye reuniones en video para hasta 250 participantes y eventos en vivo para hasta 10 mil personas. También permite grabar, compartir pantalla, chatear y trabajar de forma colaborativa.
Con el impacto del COVID-19 en las personas y los países alrededor del mundo, trabajar desde la casa se ha convertido una opción obligatoria en ciudades y países donde la pandemia es más pronunciada. Al poner Teams a disposición para tanta gente como sea posible, Microsoft busca apoyar la salud pública y la seguridad al mantener a los equipos conectados mientras trabajan separados.
Teams es parte de Office 365. Sin embargo, su acceso ahora se vuelve posible para aquellos usuarios y organizaciones que no lo poseen. Aquí algunas sencillas maneras de obtenerlo al instante.
Individuos:
- Dirección de correo escolar o profesional, pueden iniciar sesión en este enlace.
- Si utilizan una dirección de email como Gmail u Outlook, pueden iniciar sesión para la versión freemium para Teams acá.
La versión gratuita brinda chat ilimitado, llamadas de audio o video en grupo o uno a uno integradas, 10 GB de almacenamiento de archivos en equipo, y 2 GB de almacenamiento de archivos personales por usuario. También reciben colaboración en tiempo real con las apps para web de Office, incluido Word, Excel, PowerPoint, y OneNote.
Hace muy poco se ha probado la continuidad del servicio durante un incremento de uso en China. Desde el 31 de enero de 2020, se incrementó 500% en reuniones, llamadas y conferencias de Teams en ese país, y un 200% en el uso de Teams desde dispositivos móviles. A pesar de dicho aumento, el servicio ha sido fluido y sin caídas.
Hábitos para aprovechar el trabajo remoto
Ajustarse al trabajo remoto puede ser un desafío. Inspirados por la agilidad y el ingenio que han mostrado las escuelas, hospitales y negocios impactados durante el COVID-19, Microsoft se compromete a ayudar a las organizaciones de todo el mundo a mantenerse conectadas y productivas durante estos tiempos difíciles.
- Establecer el lugar de trabajo
Teams está diseñado como una oficina virtual desde donde es posible tomar documentos directos, almacenar archivos de manera segura y saltar entre llamadas y reuniones de manera rápida. Dicho esto, es importante tener un espacio de trabajo dedicado en casa, donde puedan ser productivos y que indique que están en modo no molestar, cualquier área en la que puedan concentrarse puede funcionar como lugar de trabajo. Hay detalles que pueden ser útiles para mantener la privacidad y no mostrar el interior de la casa como el difuminado de fondo durante reuniones en video para que sus compañeros de equipo se enfoquen sólo en ustedes.
- Comunicación, comunicación, comunicación
A la hora de trabajar desde casa importante comunicar de manera clara sus horas de trabajo con sus compañeros de equipo y colaboradores para que sepan cuándo los pueden contactar. También se puede establecer un mensaje de estatus en Teams para compartir esta información de manera proactiva.
Realicen reuniones efectivas
- Adopten las reuniones en línea
En la ausencia de una sala física de conferencias, reunir a la gente se puede sentir como el desafío más grande del trabajo remoto. A medida que muevan sus reuniones a Teams, es clave asegurarse de que todas las reuniones tienen una opción virtual de “unirse” a través de crear una sala en línea de conferencias. También, puede ser útil que todos los participantes activen su video si se sienten cómodos al hacerlo. La interacción cara a cara ayuda mucho para ayudar a todos a sentirse conectados.
- Ser conscientes e inclusivos
El organizador de la reunión debe hacer pausas de manera frecuente para invitar a hacer preguntas y recordar a los asistentes que también pueden utilizar la ventana de chat de la reunión para compartir sus ideas.
- Grabar las reuniones
Si la organización lo permite, graben las reuniones en Teams para que otros colegas puedan revisarlas más tarde. La transcripción generada de manera automática también es muy útil cuando tratan de recordar información cubierta en una reunión a la que asistieron.
Mantenerse conectados
- Mantener a los equipos unidos
Trabajar de manera remota puede sentirse como algo aislado. Como líderes, es importante crear oportunidades para que todo el equipo se reúna de manera virtual. Utilizar el canal “General” en Teams para discusiones que podrían ser de interés para todos. Para momentos de brainstomings grandes pueden utilizar la aplicación Microsoft Whiteboard, que brinda un lienzo digital infinito para que los participantes de la reunión comuniquen sus ideas y colaboren de manera directa en Teams. Una opción también para los líderes de equipo es descargar Crisis Communication Power App. Esta aplicación es personalizable para informarse e informar a los equipos sobre todo lo que necesitan saber durante este brote.
